Over the years, I’ve worked with several charities to help them get their data organized. One of the most common challenges they face is keeping track of their contacts, clients, and members in a clear and consistent way.
Many of these organizations, through no fault of their own, simply don’t have the resources or technical expertise to build a professional database solution. Instead, they often make do with a mix of spreadsheets, usually in Excel, stitched together to somewhat meet their day-to-day needs.
To make things a little easier, I’ve decided to share a simple, bare-bones sample database that can serve as a solid starting point. From here, new features and functionality can be added over time, but this foundation gives non-profits a reliable and well-structured beginning.
Below are a few screenshots of the database. And as always, it’s fully unlocked and ready for you to explore.
Disclaimer/Notes:
If you do not have Microsoft Access, simply download and install the freely available runtime version (this permits running MS Access databases, but not modifying their design):Microsoft Access 2010 Runtime
Microsoft Access 2013 Runtime
Microsoft Access 2016 Runtime
Microsoft 365 Access Runtime
In no event will Devhut.net or CARDA Consultants Inc. be liable to the client/end-user or any third party for any damages, including any lost profits, lost savings or other incidental, consequential or special damages arising out of the operation of or inability to operate the software which CARDA Consultants Inc. has provided, even if CARDA Consultants Inc. has been advised of the possibility of such damages.
Download a Demo Database
Feel free to download a 100% unlocked demo copy by using the link provided below:
Download “Microsoft Access - Sample Membership Database (accdb)” Membership.zip – Downloaded 818 times – 221.26 KBSupercharge your Membership Database with my expert services:
- 🔗 Database Splitting for Multiuser Usage
- ⚡ Performance Optimization
- 🎀 Custom Ribbon
- ✅ Data Validation (Email, Phone numbers, …)
- 📱 Data Formatting (Phone numbers)
- ✉️ Email Generation
- 📮 Envelop Generation
- 📄 Mail Merge
- 👥 Contact Grouping and Mass Emailing
- 📊 Reporting
- 🏥 Medical Condition Tracking
- 💰 Tax Receipt Generation
- ⏰ Past Due Tracking
- 🖼️ Photos/Images
- 📅 Scheduling
- 🔒 Security
- 🚀 and much, much more
If Access isn’t your cup of tea, I can help you with online versions of this same type of application!
Demo Database Version History
| Version | Date | Changes |
|---|---|---|
| V1.000 | 2026-02-17 | Initial Release |
| V1.001 | 2026-02-17 | Added ShareAlike Copyright |
| V1.002 | 2026-02-20 | Minor cleanup of certain label captions |
Version française
Au fil des années, j’ai travaillé avec plusieurs organismes de bienfaisance pour les aider à organiser leurs données. L’un des défis les plus fréquents auxquels ils sont confrontés est de garder une trace claire et cohérente de leurs contacts, clients et membres.
Bon nombre de ces organismes, sans que ce soit de leur faute, n’ont tout simplement pas les ressources ni l’expertise technique nécessaires pour créer une solution de base de données professionnelle. À la place, ils se débrouillent souvent avec un mélange de feuilles de calcul, habituellement dans Excel, assemblées pour tant bien que mal répondre à leurs besoins quotidiens.
Pour leur simplifier un peu la vie, j’ai décidé de partager un exemple de base de données simple et minimaliste qui peut servir de point de départ solide. À partir de là, de nouvelles fonctions et fonctionnalités peuvent être ajoutées au fil du temps, mais cette base offre aux organismes sans but lucratif un départ fiable et bien structuré.
Voici quelques captures d’écran de la base de données. Et comme toujours, elle est complètement déverrouillée et prête à être explorée.
Disclaimer/Notes:
If you do not have Microsoft Access, simply download and install the freely available runtime version (this permits running MS Access databases, but not modifying their design):Microsoft Access 2010 Runtime
Microsoft Access 2013 Runtime
Microsoft Access 2016 Runtime
Microsoft 365 Access Runtime
In no event will Devhut.net or CARDA Consultants Inc. be liable to the client/end-user or any third party for any damages, including any lost profits, lost savings or other incidental, consequential or special damages arising out of the operation of or inability to operate the software which CARDA Consultants Inc. has provided, even if CARDA Consultants Inc. has been advised of the possibility of such damages.
Télécharger une base de données de démonstration
N’hésitez pas à télécharger une copie de démonstration entièrement déverrouillée à l’aide du lien ci-dessous :
Download “Microsoft Access - Sample Membership Database (accdb)” Membership.zip – Downloaded 818 times – 221.26 KBOptimisez votre base de données de membres grâce à mes services professionnels :
- 🔗 Séparation de la base de données pour usage multiutilisateur
- ⚡ Optimisation des performances
- 🎀 Ruban personnalisé
- ✅ Validation des données (courriels, numéros de téléphone, …)
- 📱 Mise en forme des données (numéros de téléphone)
- ✉️ Génération de courriels
- 📮 Génération d’enveloppes
- 📄 Publipostage
- 👥 Regroupement de contacts et envois massifs
- 📊 Rapports
- 🏥 Suivi des conditions médicales
- 💰 Génération de reçus fiscaux
- ⏰ Suivi des paiements en retard
- 🖼️ Photos/images
- 📅 Planification
- 🔒 Sécurité
- 🚀 et bien plus encore
Si Access n’est pas votre tasse de thé, je peux aussi vous aider avec des versions en ligne de ce même type d’application !
Historique des versions de la base de données de démonstration
| Version | Date | Modifications |
|---|---|---|
| V1.000 | 2026-02-17 | Version initiale |
| V1.001 | 2026-02-17 | Ajout du droit d’auteur ShareAlike |
| V1.002 | 2026-02-20 | Nettoyage mineur de certaines étiquettes |